Nog dit jaar landelijke uitrol hot en cold debriefs

Evaluaties van incidenten waren er altijd al, maar de manier waarop Rijkswaterstaat Dienst Noord-Holland in het afgelopen jaar probeerde te leren van incidenten, is nieuw: via zogeheten hot en cold debriefs. Dat zijn evaluaties binnen enkele dagen (hot) of weken (cold) die worden aangevraagd door collega’s die zelf tijdens een incident in actie zijn geweest. Deze uit Engeland overgewaaide evaluatiemethode wordt nog dit jaar landelijk uitgerold.

“Het idee komt uit Engeland en we hebben het binnen de PIM-pilot Verkeersmanagement ingevoerd”, zegt Bart Schiebel, operationeel verkeerskundige bij de Verkeerscentrale Noord-West Nederland. “Het systeem werkt. Op verzoek van de werkvloer zijn de procedures inmiddels op verschillende punten aangepast.”

Van de werkvloer

Evaluaties waren er altijd, al vonden ze niet vaak plaats, gingen ze alleen over grote incidenten en waren ze vooral een zaak van het management. De nieuwe methode is anders. “We hebben nu hot en cold debriefs”, zegt Schiebel. “Een hot debrief is een evaluatie binnen enkele dagen na een incident, met RWS’ers onderling. Vrij informeel dus. Een cold debrief vindt doorgaans een aantal weken ná een incident plaats, met zo veel mogelijk vertegenwoordigers van de hulpdiensten en de andere partijen die bij het incident in actie kwamen.” Een ander verschil met de traditionele evaluaties is dat het initiatief van de werkvloer komt. “Hot debriefs kunnen door onze eigen RWS-collega’s worden aangevraagd, zoals weginspecteurs”, legt Schiebel uit. “Bij cold debriefs kunnen ook medewerkers van bijvoorbeeld de ambulancedienst, de politie of de aannemer de aanvragers zijn. RWS’ers die een debrief aanvragen, doen dat via Infraweb. Externen bellen de verkeerscentrale.”

Eerder mensen paraat

Een belangrijke aanpassing van de procedures vond plaats na de grote storm van 18 januari 2007, toen de A2 afgesloten moest worden omdat er delen van windschermen op de weg lagen. “De cold debrief die na enige tijd over dit incident plaatsvond, heeft ertoe geleid dat wij bij zware stormen voortaan in een eerder stadium mensen achter de hand houden”, zegt Schiebel. “Ook zullen we voortaan de calamiteitenaannemer eerder vragen paraat te zijn. Tijdens de storm bleek namelijk dat we veel vertraging bij het verkeer hadden kunnen voorkomen, als we eerder hadden opgeschaald.”

Derde hart

Hart op Weg, het project dat moet leiden tot een uniforme en publieksgerichte werkstijl binnen Rijkswaterstaat, zal een derde hart toekennen aan de hot en cold debriefs, vertelt Schiebel. Daarmee heeft PIM haar resultaat opgeleverd en draagt Hart op Weg zorg voor de implementatie binnen Rijkswaterstaat.

Brandweer: meer partijen in crisisstaf (kader)

Niet alleen Rijkswaterstaat is enthousiast over de nieuwe evaluatiemethode. Andere partijen vinden ook dat het nuttig is na een incident met alle betrokkenen bij elkaar te komen om lessen te leren. “Natuurlijk hebben grote evaluaties als na de januaristorm van vorig jaar nut”, zegt Ben Miedema, medewerker rampenbestrijding bij de Brandweer Amsterdam-Amstelland. “Ik kan me die evaluatie nog goed voor de geest halen. Het was tijdens een sessie in de verkeerscentrale van Velsen. De les voor ons, als Brandweer Amsterdam-Amstelland, was ook dat we bij een stormincident eerder mensen paraat moeten houden. Wij zijn gewend branden te blussen en die zie je niet aankomen. Die zijn er opeens. Maar een storm zie je wel aankomen en dus kun je je erop voorbereiden door bijtijds op te schalen. Verder hebben we gezamenlijk geleerd dat we, als we regionaal opschalen bij een incident, niet alleen met de brandweer, de politie, de ambulancedienst en de gemeente bij elkaar in een crisisstaf gaan zitten, maar daar ook andere partijen bij halen. Afhankelijk van het incident natuurlijk. In het geval van deze storm hadden we ook Rijkswaterstaat aan tafel willen hebben. En de NS. We hebben dus geleerd dat we breder moeten denken.”