De Marktvisie heeft een brede nieuwe impuls gegeven aan de verbetering van de relatie opdrachtgever en opdrachtnemer in de bouw en infra. Hoewel de sector daardoor is veranderd, zijn we er nog niet. De wereld ziet er inmiddels heel anders uit. Oorlog in Europa, energieschaarste en corona drukken op prijzen en beschikbaarheid van middelen en mensen. Dat zet de samenwerkingsrelatie soms weer onder druk. Opmerkelijk is dan de kijk en aanpak op samenwerking van Malcolm Aalstein van de Gemeente Amsterdam in deze ongewisse tijden.

Malcolm is naast adviseur Markt & Inkoop bij het ingenieursbureau van de gemeente ook co-founder van regelmatig gevoerde gesprekken tussen de daar werkzame (grootste) aannemers en de gemeente (‘Dialoog Groot’). Deze dialoog gaat over twee vragen: “Wat kunnen wij doen of laten in gedrag waardoor we beter kunnen samenwerken?” en “Welke trends en ontwikkelingen zien we, waar we wat gezamenlijk mee moeten doen?”. Dat levert bruikbare inzichten op die weer toegepast worden in projecten.

Contract

Zelf heeft Malcolm in de loop der jaren een interessante ontwikkeling doorgemaakt op het gebied van samenwerking. Als verse civiel ingenieur was de objectieve meetbaarheid leidend: “dé waarheid komt uit een excelsheet!”. In samenwerking bleek de opvatting niet helpend. Nadien verdiepte hij zich in juridische opleidingen en de wereld van de aanbestedingen. Hij wist nu, “dé waarheid komt uit het contract!”. Als het contract en de technische oplossing goed is, dan ís het goed. Ook deze visie sneuvelde door de ervaring. Uiteindelijk deed hij een gedegen mediator opleiding. Nu is hij van mening dat “de waarheid ontstaat waar twee mensen echt met elkaar in gesprek zijn”.

De klassieke opvatting ‘als ik alle onvoorziene en voorziene situaties maar goed opschrijf, dan is het oké’, is nog volop hoorbaar binnen de sector. Het is niet mogelijk om een uitputtende lijst te maken van voorziene situaties, laat staan onvoorziene. Als dat wel zou kunnen, stelt Malcolm, dan kunnen interpretaties en verwachtingen anders zijn waardoor toch gedoe kan ontstaan. Samenwerking is hierin de sleutel. In het contract zijn we teveel gefocust op het resultaat en niet op de samenwerking zelf. Kan je samenwerking vangen in contractuele clausules? Kan je bijvoorbeeld vertrouwen contracteren?

Sleutelfunctionaris

Vertrouwen kan je niet contracteren, net als liefde, die kan je niet echt ‘vangen’. Wel zijn principes te formuleren waarin vertrouwen zich goed kan ontwikkelen. Neem het principe ‘gelijkwaardigheid. Gelijkwaardigheid is niet hetzelfde als gelijkheid, verduidelijkt Malcolm. Gelijkwaardigheid is de balans in het (h)erkennen van elkaars unieke eigenschappen en belangen in de samenwerking. Dat laat zich goed vertalen in afspraken. Als iemand bijvoorbeeld een sleutelfunctionaris wil wisselen dan wordt door beide contractpartners overlegd welke nieuwe functionaris het beste past. Dit advies wordt meegenomen in het uiteindelijke besluit.

Zo kan je ook andere principes (autonomie, eerlijkheid, wederkerigheid en consistentie) gezamenlijk uitwerken tot reëel uitvoerbare afspraken. Het werken vanuit die concreet gemaakte principes, is een missie van Malcolm. Dit is de kwantitatieve kant -de blauwe kant- van de samenwerking. De functionaris én zeker ook de organisatie zelf moet ook in staat zijn om de andere wijze van samenwerking aan te gaan. Het systeem van een organisatie maakt hoe een functionaris zich gedraagt. Hoe gaat iemand om met een verschil in zienswijze? Heeft iemand het lef in ‘the heat of the moment’ om een ander gedrag te laten zien? En wordt dit lef op prijs gesteld in de organisatie? Deze thema’s liggen voor Malcolm nu op tafel.

Ambitie

Voor de gemeente Amsterdam (met de grootste gemeentebegroting van Nederland) betekent dat het thema ‘samenwerking’ een groter object van aandacht wordt in complexe opgaven. Recentelijk heeft de gemeente binnen het ‘Programma Bruggen en Kademuren’ samenwerkingsbegeleiding en -coaching aanbesteed om de diverse contractpartners te ondersteunen in een constructief samenwerken. Daarmee geeft Amsterdam uiting aan de ambitie om de meest gewaardeerde en waarderende opdrachtgever voor hun samenwerkingspartners in de markt te zijn. Het is een opvallend en vooruitstrevend geluid in onvoorspelbare tijden.

Dit interview met Malcolm Aalstein is opgetekend door Nathalie Vrancken. Zij is werkzaam voor De Externe Voorzitter. Zij is betrokken bij allerlei vormen van samenwerking. Ook binnen de bouw & infra sector.