Rijkswaterstaat heeft terecht een inschrijving van Arcadis, Croonwolter&dros en Hollandia Services op een groot onderhoudscontract afgewezen omdat deze volgens de opdrachtgever abnormaal laag was. De bedrijven spanden als combinatie Sherpa een kort geding aan, maar de rechter gaf Rijkswaterstaat gelijk.

Het gaat in deze aanbesteding om een prestatiecontract voor het onderhoud en beheer van een groot aantal stuw- en sluiscomplexen en bruggen in het oosten van Nederland. Het contract heeft een looptijd van zes jaar en kan daarna nog meerdere keren worden verlengd. De aanbesteding vond plaats via een concurrentiegerichte dialoog. Daar namen zes partijen aan deel, waarvan er vier uiteindelijk een inschrijving deden.

Het werk werd gegund aan de combinatie Vitaal, bestaande uit Bam Infra, Dynnig en een niet nader genoemde derde partij. Arcadis, Croonwolter&dros en Hollandia Services kregen op hun gezamenlijke inschrijving juist te horen dat deze vanwege een abnormaal lage inschrijving terzijde was gelegd. Rijkswaterstaat deed daar onderzoek naar en kwam tot de conclusie dat de inschrijving van de combinatie Sherpa van te veel aannames en verwachtingen afhing om in aanmerking te komen voor de gunning.

Winnende combinatie haakt aan

De combinatie spande een kort geding aan tegen Rijkswaterstaat. Vitaal wilde graag als tussenkomende partij aanschuiven omdat de uitspraak gevolgen kon hebben voor de winnaar. De rechter ging daarmee akkoord.

Sherpa wilde in de eerste plaats de opdracht gegund krijgen. Zo niet, dan zouden een aantal zaken uit de gunningsprocedure over moeten worden gedaan, of zelfs de aanbesteding als geheel. De combinatie betoogde dat Rijkswaterstaat onvoldoende inhoudelijke argumenten had om de inschrijving als abnormaal laag af te doen. Er zou voldoende duidelijk zijn gemaakt hoe de contractafspraken nagekomen zouden worden. Het zou ook niet terecht zijn dat Rijkswaterstaat vond dat Sherpa op onjuiste wijze op de toekomst vooruitloopt. Al met al vond de combinatie dat er sprake is van een slecht gemotiveerde gunningsbeslissing.

Formeel niet abnormaal laag

Bij Rijkswaterstaat gingen de alarmbellen rinkelen toen de inschrijving van Sherpa 43 procent lager bleek te liggen dan het gemiddelde van de vier aanmeldingen. Vergeleken met de volgende partij lag het bod van Sherpa nog steeds 40 procent lager, en ten opzichte van de eigen raming van RWS was dat 41 procent. Volgens Sherpa is daarmee nog geen sprake van een abnormaal lage inschrijving. Dat is formeel namelijk pas zo als er minstens vijf inschrijvingen zijn en de aanmelding in kwestie minstens 50 procent onder het gemiddelde zit.

Maar dat neemt niet weg dat RWS van deze inschrijving schrok en naar eigen zeggen goede reden had om er nader onderzoek naar te doen. De genoemde afwijkingen geven daar volgens de rechter voldoende aanleiding voor. Ook omdat in het bestek wordt gevraagd om realistische inschrijvingen die in verhouding staat tot het werk dat gedaan moet worden.

Debat volgens de regels

Voor Sherpa gaat het verder om de vraag of er een zogenaamd contradictoir debat heeft plaatsgevonden en of RWS op basis daarvan terecht de inschrijving heeft afgewezen. Zo’n debat is verplicht bij het vermoeden van een abnormaal lage inschrijving. De rechter oordeelt dat dit volgens de regels is gebeurd. Bij alle vragen die Rijkswaterstaat stelde over hoe Sherpa de gewenste kwaliteit kan leveren voor bedragen die sterk van de andere inschrijvers afwijken, kwam één punt vaak terug: dat Sherpa uitging van geoptimaliseerde regimes voor onderhoud, terwijl RWS voor het optimaliseren van elk regime goedkeuring moet geven.

Concretere antwoorden gewenst

Dat heeft de combinatie inderdaad gedaan, met als argument dat het aanbieden van geoptimaliseerd onderhoud ook de opdracht is. Maar het staat RWS volgens de rechter vrij om na te gaan of er geen irreële aannames zijn gedaan bij de inschrijving. Optimalisatievoorstellen kunnen door datzelfde RWS immers ook afgewezen worden.

Sherpa is er niet in geslaagd de twijfels bij Rijkswaterstaat weg te nemen. Dat had onder meer gekund met meer concrete antwoorden op vragen en met toelichtingen op slimme oplossingen voor het onderhoud aan de kunstwerken. Maar dat is volgens de rechter onvoldoende gedaan om bij RWS het vermoeden van een abnormaal lage inschrijving te bestrijden. Alle vorderingen van de combinatie Sherpa worden daarom door de rechter afgewezen.

Lees ook: Zeer lage inschrijfprijs geen bezwaar voor gunnen infra-onderhoud

Op 17 februari verzorgt Infrasite een online en gratis seminar over beter aanbesteden. Kijk voor meer informatie op de site van het evenement.