Interview met Marco Maréchal Strategisch (communicatie) adviseur bij Connected Strategische Veranderingsprocessen) over ‘Omgevingsmanagement’.

lezing ‘Oeps, is dat een (snel)weg in mijn tuin? Participatie van de mondige burger bij infrastructurele projecten’ tijdens de Dag van Verkeer & Mobiliteit 2014, op 27 november in Houten.

1. Communicatie met de omgeving speelt al jaren een -al dan niet- belangrijke rol in projecten: omwonenden worden geïnformeerd als er gewerkt wordt aan de weg of het spoor. Als de overheid plannen maakt, worden er informatiebijeenkomsten georganiseerd en burgers kunnen via hoorzittingen de besluitvorming beïnvloeden. Wat is er anders aan omgevingsmanagement?

Ik noem omgevingsmanagement het managen van verwachtingen en het bij elkaar laten brengen van verschillende belangen. Elke participerende partij het totale speelveld laten zien wat er gaat gebeuren inclusief de randvoorwaarden. Daarbinnen moeten er keuzes gemaakt worden en een afweging van de belangen gemaakt worden. Uiteindelijk beslist de opdrachtgever binnen dit speelveld, na afweging van de belangen.

Kortom: omgevingsmanagement is een combinatie van het managen van de verschillende stakeholders (inclusief burgers) en issues. Bij stakeholdermanagement gaat om het managen van de verschillende en soms uiteenlopende belangen. Door risico’s die partijen met andere belangen veroorzaken te minimaliseren en kansen te benutten. Communicatie is gericht op de dialoog met de stakeholders (inclusief burgers). Communicatie en omgevingsmanagement zijn twee verschillende dingen maar ze gaan wel hand in hand met elkaar. Omgevingsmanagement vanuit organisatiekundig perspectief waarbij er wordt samengewerkt met communicatie-afdelingen.

Een voorbeeld: ‘Enige tijd geleden kwam ik bij een potentiële klant binnenlopen. Zij vertelde mij waar zij tegenaan lopen, namelijk’; ‘hoe vertel ik de omgeving dat zij voor het komende half jaar 25 kilometer moeten omrijden, elke dag weer om thuis te komen, omdat er een vertraging is met de werkzaamheden in hun omgeving?’. In een tweede informatie-avond met alle bewoners, stakeholders, samenwerkingspartners, de voorzitters van de dorpsraden en een paar overheidsorganisaties, kwam dit opnieuw aan de orde. Vanwege niet voorziene omstandigheden bleef de omgeving voorlopig nog even moeilijk bereikbaar. Boze mensen in de zaal. Zij wilden graag weten wat de reden was van de vertraging en wanneer het dan wél af zou zijn?

Ik kwam er al gauw achter, door een aantal vragen te stellen over deze situatie, dat de betrokken partijen niet meegenomen waren in het fenomeen ‘spelen in de zandbak’. Dat zij binnen deze zandbak de mogelijkheid hebben om hun zegje te doen, hun zienswijze in te dienen en dat zij de mogelijkheid hebben om via een inspraakprocedure invloed uit te oefenen. Er was wel informatie verstrekt in de eerste informatiebijeenkomst (meer zenden), maar mijn potentiële klant had nagelaten om bovenstaande situatie helder aan te geven. Binnen no-time stond de plaatselijke TV en radio in de straat om het geleden leed op film vast te leggen, met alle (negatieve) beeldvorming van dien.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg ervoor dat tijdens de informatie-avond de contouren en mogelijkheden van de zandbak worden aangegeven. Ben jezelf ervan bewust dat het vaak over beleving en emoties gaat bij mensen. Speel hier op in en weet welke belangen er zijn bij de diverse betrokken groepen mensen. Dit kun je doen door een stakeholdersanalyse en door gebruik te maken van klankbordgroepen of burgerparticipatie. Mensen willen graag serieus genomen worden en gehoord worden. Ze willen ook dat er iets wordt gedaan met hun input.

2. Waarom is het van belang voor het project dat de burger participeert?

De maatschappij waarin wij leven is sneller, mondiger en veeleisender geworden. Bij verschillende projecten vergt dit dan ook een andere manier van werken. Daar waar voorheen organisaties intern gericht waren, met betrekking tot de planvorming en uitvoering van hun traject, zijn er in de huidige maatschappij verschillende partijen en stakeholders die hun eigen visie hebben op het traject. Al deze verschillende visies hebben invloed op de manier waarop het traject moet worden ingezet en gaat verlopen. We kunnen geen plannen meer ontwikkelen zonder de omgeving daarbij te betrekken.

Relatiebeheer is daarom een sleutelwoord om de stakeholders te betrekken en het projectdoel niet uit het oog te verliezen. Er wordt daarom steeds vaker een beroep gedaan op omgevingsmanagers. Een omgevingsmanager is de schakel die, in het complexe speelveld, de binnen- en buitenwereld met elkaar verbindt. De omgevingsmanager is het ‘uitvloeisel’ van een mondigere samenleving waarbij er professionele aandacht moet zijn voor het binnenhalen van die buitenwereld. De omgevingsmanager is de vertegenwoordiger naar de buitenwereld en laat de interne organisatie samensmelten met alle stakeholders bij het ontwikkelen en uitvoeren van plannen.

3. Hoe kan de burger beter worden betrokken bij infrastructurele projecten?

Voorbereiding is essentieel voor het hele team dat met het traject/project bezig is. Je moet elkaar bevragen om binnen het project de juiste boodschap en het juiste gevoel naar buiten te krijgen. Het inspelen op en het toetsen van de verwachtingen bij de betrokken kan veel leed, juridische strijd en vervelende imagoschade voorkomen. Als je een zandsculptuur gaat maken in de zandbak ga je ook eerst het einddoel en het beeld met elkaar bespreken, alvorens aan de slag te gaan. Vanuit dit doel ga je in het voortraject al met de belangen van stakeholders aan de slag. Wij zien nog vaak dat stakeholders in een later stadium pas betrokken worden als plannen veelal afgekaderd zijn en burgers bijvoorbeeld kunnen kiezen tussen twee varianten. In feiten ligt er dan al een boel vast terwijl er nog niet bevraagd is wat de belangen zijn van de stakeholders binnen het project. Op het moment dat er bijvoorbeeld een wegverbreding of de aanleg van een brug aan komt, zou je met stakeholders moeten gaan zitten met een leeg vel en vragen hoe zij dit zouden aanpakken. Op deze wijze betrek je actief de omgeving erbij. Je betrekt ze bij de aanpak en ze kunnen meepraten. Je weet in een vroeg stadium waar het project staat in de omgeving en je kunt hierop nog aanpassingen doen. Ook zouden we veel meer met crowdsourcing kunnen doen om te weten te komen hoe de stakeholders naar thema’s kijken om hierop actief te anticiperen.

Nog essentieler in dit soort trajecten is om vooraf, met een aantal betrokken, het gesprek aan te gaan en het te hebben over de verwachtingen en gevoelens die bepaalde werkzaamheden gaan meebrengen. Ga nooit onvoorbereid een informatie-bijeenkomst in, zonder dat je de toets vooraf bij een aantal mensen uit het gebied hebt gelegd, zodat je weet waar je op kunt inspelen tijdens een informatie-avond. Goede voorbereiding, toetsing en de bereidheid om, als opdrachtgevers, ook offers te brengen in het algemene belang is essentieel.

4. U bent nauw betrokken bij een onderzoek naar de beleving van de automobilist bij het onderwerp "mobiliteit in de toekomst" waarin wordt onderzocht hoe de automobilist staat tegenover innovaties, zoals connected cars en de zelfrijdende auto. Hoe kan de automobilist participeren in deze ontwikkelingen?

Klopt, wij zijn de opdrachtgever van een landelijk onderzoek onder de Nederlandse bevolking over mobiliteit in de toekomst versus de twee pijlers Connected cars en de zelfrijdende auto. Onderzoeksbureau en consultancy Newcom heeft deze opdracht uitgevoerd. Dit komt uit een intrinsieke verbazing dat de Nederlandse bevolking te weinig bevraagd is wat zij willen met betrekking tot mobiliteit in de toekomst en hoe het volgens hen eruit moeten komen te zien.

Burgers, bedrijven, overheden en andere stakeholders horen en zien veel in de media als het gaat om bijvoorbeeld coöperatief rijden en de zelfrijdende auto. Doordat ze informatie opdoen door middel van diverse media krijgen zij een beeld en beleving bij de auto van de toekomst.

Om het coöperatieve rijden en de zelfrijdende auto aan te sluiten bij de beleving en gedachten in de buitenwereld, is het van belang de buitenwereld naar binnen te halen. De eindgebruiker moet er immers mee aan de slag en vindt hier wat van. Om hierop actief te anticiperen, is het van belang hen erbij te betrekken om zo in te spelen op de behoefte van de buitenwereld.

Op dit moment worden veel initiatieven nog gegenereerd vanuit de technische kant. Daarmee bedoel ik dat er wel wordt gekeken hoe mensen het ervaren om in een zelfrijdende auto te zitten of een Connected car en wat hun beleving is in de auto maar je ziet ook dat er nog te weinig inspeelt op de behoefte en beleving van de eindgebruikers, de randvoorwaarden en de beleving over het totaalconcept. Om aan te sluiten op de behoefte van de eindgebruikers is het van belang om op een gestructureerde wijze naar buiten te treden en de doelgroep(en) actief te betrekken. Het gaat hierbij niet alleen om gerichte communicatie maar ook om participatie. Het op de juiste wijze betrekken van de doelgroepen en inspelen op hun behoeftes.

Meer informatie en aanmelden lezing

Oeps, is dat een (snel)weg in mijn tuin? Participatie van de mondige burger bij infrastructurele projecten

Datum lezing

27 november 2014

Plaats

Dag van Verkeer & Mobiliteit 2014

Datum beurs

27 november 2014

Links

Connected Strategische Veranderingsprocessen