Na een pilottraject in 2012 heeft Hoogheemraadschap van Delfland besloten om bij aanvang van het nieuwe baggerseizoen al haar transportdocumenten afkomstig van het baggertransport te digitaliseren. De baggerspecie van haar watergangen wordt door vier verschillende aannemers getransporteerd naar vijf verschillende baggerdepots. De nieuwe digitale werkwijze is kostenbesparend en eenvoudig te implementeren voor alle betrokken ketenpartners.

Aanbesteding

Om de digitale ketenoplossing mogelijk te maken, is het van belang dat chauffeurs in het bezit zijn van een Android telefoon met een data abonnement. Hiermee is rekening gehouden bij het beschrijven van de aanbestedingseisen. Steeds meer chauffeurs hebben tegenwoordig zelf al een smartphone waardoor de investeringskosten voor een aannemer/transporteur relatief laag blijven.

App voor de chauffeur

De chauffeur download de app gratis via de Playstore en logt eenmalig in. Vervolgens kiest hij zijn kenteken(combinatie) waarmee hij gaat rijden. Op basis van GPS coördinaten van de laadlocatie ziet de chauffeur enkel de begeleidingsbrieven die voor hem van toepassing zijn. Als hij een keuze heeft gemaakt wordt de brief vanuit de webapplicatie ‘Afvalmelding’ naar zijn smartphone verzonden. Op dat moment heeft hij een geldige brief in zijn bezit en kan hij geheel volgens wet- en regelgeving zijn rit starten. Bij aankomst op de loslocatie zijn er verschillende manieren om het gewicht op de digitale brief te plaatsen. Op sommige locaties communiceert de weegbrug met de app waardoor het gewicht direct op de brief wordt geplaatst, geheel volgens de EBA standaard. Op locaties waar nog geen weegbrugkoppeling is gerealiseerd zal de weegbrug operator het gewicht handmatig in de app zetten.

Direct digitaal dossier

Ketenpartijen gaan een online samenwerkingsverband aan om een compleet digitaal dossier met begeleidingsbrieven te realiseren. Om dit mogelijk te maken, dient het systeem te worden voorzien van stamdata. Hiervoor kan men inloggen in ‘Afvalmelding’ om materieel van de transporteur toe te voegen, afvalstroomnummers aan te maken en eenmalig een digitale handtekening te zetten. De gegevens die worden ingevoerd, zijn direct in de app zichtbaar voor de chauffeur. Na afloop van een rit is voor alle partijen de digitale brief inzichtelijk in een rapportage-overzicht. Op deze manier voldoen alle partijen ook aan de vereiste bewaarplicht van 5 jaar. Het organiseren, administreren en archiveren van een compleet papieren dossier behoort hiermee definitief tot het verleden. Dit resulteert direct in een forse tijd- en geldbesparing.

Innovatief en duurzaam

Overheidsinstellingen hebben een voorbeeldrol waar het gaat om innovatie en duurzaamheid. Steeds meer waterschappen willen daarom hun taken op een maatschappelijk verantwoorde wijze uitvoeren en zo een bijdrage leveren aan een duurzame maatschappij. Deze nieuwe innovatieve werkwijze draagt daar aan bij.

Voor meer achtergrondinformatie zie www.thunderbuild.com.