Eind november 2011 organiseerde Lloyd’s Register Rail een zeer succesvol seminar over SmartFleet®, een door hen ontwikkeld concept waarmee preventief en correctief onderhoud aan rijdend materieel in het openbaar vervoer kan worden gemonitored en gestroomlijnd. Tijdens de afsluitende groepsdiscussie van dat seminar kwam van een deelnemer de vraag of het mogelijk is om materieel vanaf dag 1 maximaal betrouwbaar te maken. Het verwerven van nieuw materieel is immers een lang en kostbaar proces dat als het eenmaal op gang is niet zomaar kan worden stopgezet. Een mooi onderwerp voor een nieuw seminar, besloot Lloyd’s Register Rail Europe, dus kwam een groot aantal professionals uit de rail-industrie op 7 juni 2012 opnieuw bijeen voor een seminar in Stadskasteel Oudaen te Utrecht.

De vraag of het mogelijk is om vanaf dag 1 maximaal betrouwbaar materieel te produceren roept allerlei vervolgvragen op. Want wat wordt bijvoorbeeld bedoeld met dag 1? De aanbesteding? De oplevering van het eerste proefexemplaar? Of toch de dag waarop de reiziger voor het eerst gebruik maakt van het nieuwe materieel? In zijn inleiding van het seminar licht Peter-Paul Frielink van Lloyd’s Register de keuze van dit onderwerp nogmaals toe. We leven in een tijd waarin de verwachtingen van klanten steeds hoger worden. Er worden niet alleen hoge eisen gesteld aan de bedrijfszekerheid van het materieel, maar ook aan de verantwoordelijkheid van de fabrikant of leverancier. Duurzaam en veilig produceren is van groot belang, net als de manier waarop de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer gestalte krijgt. Door processen te stroomlijnen en beter in de hand te houden middels verificatie en validatie is elk moment invloed op het eindresultaat mogelijk, maar dan moeten alle partijen daar uiteraard hun medewerking aan verlenen.

Offshore, een ander soort vloot…

Lloyd’s Register Rail heeft de uitstekende gewoonte om voor hun seminars ook sprekers van buiten de rail-branche uit te nodigen. Hun bijdrage biedt altijd een interessant inzicht in overeenkomsten en verschillen tussen hun eigen discipline en de rail-branche. Voor deze bijeenkomst werd Eric van der Geer, Supply Chain Manager van Heerema Marine Contractors, bereid gevonden een toelichting te geven op de werkwijze van het internationaal opererende bedrijf waarvoor hij werkt. Hoewel de vloot in zijn branche vaart in plaats van rijdt, zijn er genoeg overeenkomsten met rail. In zijn presentatie vertelt Van der Geer over het investeringsaanpak dat Heerema in de loop der jaren heeft ontwikkeld, en de manier waarop dat investeringsaanpak helpt bij de gewenste uitvoering van de contracten. Hierbij schetst hij duidelijk hoe Heerema in een relatief kort tijdsbestek is geëvolueerd van ‘bad practice’ tot ‘best practice’. Voorheen besloot men vaak alleen op basis van de prijs té ad hoc tot toekenning aan een bepaalde scheepswerf (al dan niet via een handelshuis) over te gaan. Vaak zonder kennis van de financiële situatie en de prestaties op het gebied van milieu en veiligheid bij het gekozen bedrijf. Tegenwoordig stelt men veel hogere en vooraf vastgestelde eisen aan de pitches van bedrijven die inschrijven op een aanbesteding. Hierbij zijn veiligheid, kwaliteit van de faciliteiten, een gezonde financiële positie en een realistische planning minstens net zo belangrijk als het prijskaartje. Door vooraf goede afspraken met de gekozen partij te maken en die afspraken tijdens de bouw door een eigen projectteam ter plaatse te laten controleren, slaagt Heerema er in om de betrouwbaarheid vanaf dag 1 aanzienlijk te vergroten, en tegelijkertijd uitstekend te presteren bij het nakomen van gemaakte afspraken.

Vanuit het perspectief van de leverancier

De volgende spreker is Rudy Devriendt, Project Manager LRV (Light Rail Vehicles) bij Bombardier in België. Omdat de rail-branche – in tegenstelling tot de scheepsbouw en offshore – is gehouden aan Europese regelgeving omtrent aanbestedingen zijn er zeer specifieke zaken waarmee rekening moet worden gehouden. De kostprijs om een offerte te maken is zeer hoog, en de belangen zijn enorm. Daarom worden door ‘verliezende’ bedrijven regelmatig klachten aangespannen over de gunning van een opdracht. Hierdoor is het uiterst belangrijk om tijdens de selectie- en gunningsfase de regelgeving zeer strikt te volgen, alle onderhandelingsgesprekken zorgvuldig vast te leggen en wensen en eisen duidelijk te omschrijven. Is het project eenmaal gestart, dan moet zo veel mogelijk de planning worden aangehouden zoals die tijdens de offertefase is opgemaakt. Duidelijke taakomschrijvingen en een gedetailleerd projectschema zijn hierbij essentieel. De opdrachtgever moet tijdens het project voortdurend in contact blijven met de leverancier, en zich realiseren dat hij zelf ook een verstorende factor op de planning kan zijn. Bijvoorbeeld door allerlei zaken aan het projectschema toe te voegen of te veranderen, en niet adequaat te handelen waar het mijlpalen in de planning betreft. In de sector LRV is een evolutie gaande naar een ‘product business’, waarbij door de kleinere omvang van de projecten steeds minder klant-specifieke rijtuigen gebouwd kunnen worden en leveranciers steeds vaker een kant- en-klaar product ontwikkelen dat alleen nog in detail door de opdrachtgever kan worden aangepast. Voordeel hiervan is wel dat de “de-bugging” van bestaande producten veel minder tijd in beslag neemt, en dat de kostprijs nauwkeuriger bepaald kan worden. Devriendt hamert op het belang van goede communicatie tussen opdrachtgever en leverancier. Die is bepalend voor het succes van het project en voor de betrouwbaarheid van het materieel. Een goed project is volgens hem dan ook een project waarbij zowel de klant als de leverancier gedurende het gehele proces ”samenwerken”.

Vanuit het perspectief van de opdrachtgever

Vervolgens betreedt Tony Smulders, Projectleider Verwerving Nieuw Materieel bij NS Reizigers BV, het podium. Hij haakt allereerst in op de opmerking van Peter-Paul Frielink in diens inleiding, dat de eisen van de klant steeds hoger worden. In relatie tot NS-Reizigers denkt men dan natuurlijk meteen aan de honderdduizenden mensen die elke dag gebruik maken van het openbaar vervoer per trein, maar NS Reizigers BV is zelf natuurlijk ook klant wanneer het gaat over het verwerven van nieuw materieel. Smulders maakt een duidelijk onderscheid tussen de periode vóór de concrete inzet van het nieuwe materieel en de periode daarna, en toont aan dat daar nog verbeteringen mogelijk zijn.Een succesvolle inzet vanaf de eerste dag is volgens Smulders pas mogelijk als de trein aan de verwachtingen voldoet en de nieuwe eigenaar qua organisatie van vervoer en onderhoud klaar is om met een nog onbekende trein aan de slag te gaan. Voorspelbaarheid van het materieel op moment van inzet is daarbij essentieel. Het op peil brengen van deze voorwaarden moet al vóór de aanbesteding beginnen en gedurende het hele project voortdurend in beeld zijn. In aansluiting op de eerdere sprekers wordt ook in het betoog van Smulders duidelijk dat planning en communicatie van essentieel belang zijn om een project van aanbesteding tot eerste inzet succesvol te laten zijn. Daarnaast is kennis van de markt erg belangrijk, omdat het steeds moeilijker wordt om tijdens de aanbesteding nog bij te sturen.

Loopt na de contractsluiting alles op wieltjes?

De laatste spreker is Samuel Schalckens, deskundige op het gebied van Rollend Materieel bij De Lijn, dat het Openbaar Vervoer in het Vlaams Gewest in België organiseert en uitvoert. Hij gaat dieper in op het verloop van een project als het contract eenmaal gesloten is. Direct na de gunning begint de studie naar het gewenste ontwerp, en worden controlemomenten en mijlpalen vastgesteld. De eerste mijlpaal is de vaststelling van het definitieve ontwerp, en de toestemming voor de aanvang van de seriebouw is de tweede mijlpaal. De derde mijlpaal is de voltooiing van de ruwbouw van het eerste model, en de vierde mijlpaal volgt als de goedkeuring van de eerste volledig functionele tram een feit is. Tijdens dit hele traject vindt tweemaandelijks overleg plaats en heeft de opdrachtgever voortdurend toegang tot de fabricageplaats. Aan de derde en vierde mijlpaal zijn keuringen verbonden die moeten worden gehaald. Wanneer er teveel afwijkingen worden geconstateerd wordt geen toelating gegeven. De vijfde en zesde mijlpaal zijn voor praktijktests en het bijschaven van kleine onregelmatigheden in het ontwerp. Pas als de zesde mijlpaal wordt bereikt (afgifte van het definitieve beschikbaarheidscertificaat), wordt een tram van de nieuwe serie werkelijk in gebruik genomen. Volgens Schalckens is het uitermate belangrijk om tijdens de contractfase uit te gaan van de afspraken die in de aanbestedingsfase zijn gemaakt. Er moet worden voldaan aan de wettelijke standaardisatie, en er moet bijvoorbeeld rekening gehouden worden met de uitwisselbaarheid van de elektronica aan boord. Die moet voor zowel reparatie als upgrading eenvoudig uitneembaar zijn en vervangen kunnen worden. Hiervoor is uniformiteit in hedendaags en toekomstig ontwerp nodig. En na de oplevering van de eerste voertuigen is het nog niet klaar volgens Schalckens. Er moet nagedacht zijn over de kosten van onderhoud en de opleiding van personeel, en er zijn contractuele afspraken nodig over service en garantie, vooral waar het vervanging of verbetering op langere termijn betreft. Hiervoor is een nauwe samenwerking tussen vervoerder en leverancier nodig, en het door beide partijen aangaan van verplichtingen over het vlot en goed oplossen van problemen. Bij dit alles moet voortdurend een balans worden gezocht tussen innovatieve ontwikkelingen enerzijds, en het toepassen van betrouwbare en bewezen technologie anderzijds.

Communicatie is belangrijk

De rode draad door dit seminar is ongetwijfeld het begrip ‘communicatie’. Alle sprekers hebben in hun presentatie op enig moment benadrukt dat zonder goede communicatie geen maximaal betrouwbaar materieel vanaf dag 1 mogelijk is. Want zelfs als aan alle technische voorwaarden is voldaan, kan een project fout lopen op verkeerde of ontbrekende communicatie. Dat vergt bij veel spelers in de markt een andere denk- en handelwijze. Tijdens de paneldiscussie aan het eind van de dag wordt duidelijk dat er nog flinke stappen moeten worden gezet voor alle partijen (opdrachtgevers, fabrikanten, toeleveranciers, financiers etc.) op één lijn zitten. Tot die tijd is de vraag of maximaal betrouwbaar materieel vanaf dag 1 mogelijk is, nog voornamelijk theoretisch. Maar ook als iedereen er wél op dezelfde manier tegenaan kijkt, is de praktijk vaak weerbarstiger dan de theorie. Misschien wel het allerbelangrijkste is daarom het streven naar maximale betrouwbaarheid, en de wil bij alle betrokkenen om hier zo dicht mogelijk bij in de buurt te komen. Middels veel en kwalitatief goede communicatie, zoveel is in elk geval duidelijk.