Minder faalkosten door goed risicomanagement

Risicomanagement krijgt in projecten steeds maar aandacht, maar blijft ook nog vaak gehuld in een nevel van negatieve meningen: teveel papierwerk, wat kost het wel niet, nog een manager op mijn project, denk eens in kansen en niet altijd in risico’s… Terwijl goed risicomanagement faalkosten van projecten toch écht vermindert.

infrasite_insert_image_1

Goed beschouwd is risicomanagement niets anders dan het beheersen van een aantal kritieke aspecten in een project: budget, planning, kwaliteit, veiligheid, informatie en steeds vaker ook omgeving. Dat is de verantwoordelijkheid van elke projectmanager. Toch gaat het nog vaak fout.

Waarom risicomanagement faalt

Er zijn een aantal kritische factoren, die succesvol risicomanagement nog geregeld in de weg staan:

  • Te vaak komt men niet verder dan het inventariseren van de risico’s. Het nemen en uitvoeren van maatregelen wordt vaak achterwege gelaten, laat staan het evalueren en actualiseren van de risicoanalyse. De context van een project is echter continu onderhevig aan veranderingen waarmee ook de risico’s veranderen. Risicomanagement is dus een cyclisch proces.
  • Een project wordt gemaakt door mensen. De communicatie tussen alle personen in een project blijkt vaak de zwakke schakel te zijn. Ook de communicatie over risico’s. Verschillende culturen en ervaringen zorgen voor verschillende meningen, invalshoeken en belangen. Het niet bespreken van deze aspecten is het grootste risico voor elk project.
  • Een proces sturen op basis van risico’s kan alleen als de achterliggende organisatie(s) daarop ingericht is (zijn). Als er geen standaard risicoparagraaf in voortgangsverslagen opgenomen hoeft te worden, gaat het niet werken. Als er tijdens voortgangsoverleggen niet gekeken wordt naar de actualiteit van risico’s en maatregelen, kan je het net zo goed niet doen. Als er geen stimulans (lees: verplichting) is vanuit het management om over risico’s na te denken, zal het op de werkvloer zeker niet gebeuren. Kortom, verankering in de organisatie is een belangrijke randvoorwaarde.

Risicomanagement loont

Risicomanagement draait om anticipatie en optimalisatie. Door vroegtijdig risico’s in beeld te brengen, en daarop te anticiperen, kunnen tegenvallers grotendeels worden voorkomen. Bovendien kan tijdens het project dusdanig worden gestuurd, dat effecten van ongewenste gebeurtenissen worden geminimaliseerd. Faalkosten voor de GWW-sector worden geschat op 5-15%. Voor bodemsaneringsprojecten lijkt deze 15% zelfs veelal te worden overschreden. Goed risicomanagement kan dit percentage drastisch verlagen. Daarvoor moet risicomanagement wél in elke fase een rol spelen.

Planfase

In de planvormingsfase kunnen risico’s gebruikt worden om verschillende varianten tegen elkaar af te wegen of om een eerste raming op te stellen. Deze fase is uitermate geschikt om in een gezamenlijke sessie alle belanghebbenden bij elkaar te brengen en risico’s te inventariseren en/of prioriteren. De grootste winst die hiermee bereikt wordt, is draagvlak voor het vervolg van het project.

infrasite_insert_image_2

Aanbestedingsfase

In de aanbestedingsfase, of beter nog, daaraan voorafgaand, kan een afweging van de meest geschikte contractvorm mede plaatsvinden op basis van risico’s. Het risicoprofiel dat in deze fase opgesteld wordt, vormt de basis voor de contractuele samenwerking en de verdeling van verantwoordelijkheden tussen de verschillende contractpartijen. Een praktisch stappenplan hiervoor is opgenomen in de recent verschenen publicatie 274 ‘Risico’s en aanbesteden’ van CROW.

Ontwerpfase

Naarmate een project vordert, wordt steeds meer informatie specifieker en worden ook projectbedreigingen steeds beter zichtbaar. In de ontwerpfase zal er meer zicht zijn op de technische risico’s van het project, waar in een eerder stadium de nadruk ligt op omgevingsgerelateerde risico’s en organisatorische risico’s. Bij een ontwerp zijn andere partijen betrokken dan in de planvorming. Het verdient dan ook aanbeveling om een nieuwe gezamenlijke risicoanalyse uit te voeren.

Uitvoeringsfase

Dat er aan de uitvoering van een project risico’s zijn verbonden, is wel duidelijk. Echter, de risico’s voor deze fase worden nog te weinig structureel in beeld gebracht. Door in voorgaande projectfasen al met uitvoeringsrisico’s bezig te zijn en dit continue aan te scherpen kunnen veel problemen in de uitvoering voorkomen worden. Opvallend is dat met name in de uitvoering veel fouten keer op keer gemaakt worden.

Om risicomanagement lonend te maken, is het cruciaal dat de opdrachtgever en opdrachtnemer beide hun verantwoordelijkheid nemen. Voor goed risicomanagement is het belangrijk dat partijen open communiceren, belangen met elkaar delen, samenwerken en elkaar vertrouwen. Dan komt die beloning (bijna) vanzelf!

infrasite_insert_image_5

drs. Monique Blankers

projectmedewerker afdeling Bedrijven Bodem

Tauw bv