Maatschappelijke overlast terugdringen en kosten besparen. Dat is het doel van het KLO project ‘Proactieve regie in de ondergrond’. In 2008 leverde de projectgroep een Handreiking op met richtlijnen voor een vroegtijdiger en betere samenwerking tussen gemeenten, netbeheerders en grondroerders. Een aantal grote en kleinere gemeenten is gestart met een proef van een jaar om de handreiking te toetsen aan de praktijk. Deze proef is nu halverwege: tijd om de tussenstand te bekijken.

Vroegtijdig betrekken
In het monumentale pompstation Soestduinen van Vitens kwamen op 19 november 2009 deelnemers aan de pilot ‘Proactieve regie in de ondergrond’ bij elkaar. Doel was om hun eerste ervaringen met de pilots uit te wisselen en elkaar te bemoedigen en te ondersteunen voor het vervolg van deze proef.
Bij de inleidende presentatie van Simon Sprietsma (hoofdontwerper gemeente Amsterdam) werd opnieuw duidelijk hoe belangrijk samenwerking in een vroegtijdig stadium is. Het inrichten van de openbare ruimte blijkt een ingewikkelde puzzel te zijn waarbij overal rekening mee gehouden moet worden. Gemeentelijke verordeningen, bomen en hun wortels, het goed doorstromen van het verkeer en natuurlijk de (al of niet in de toekomst) benodigde kabels en leidingen. In nieuw te ontwikkelen gebieden lijkt het eenvoudiger. Er is immers nog geen bestaande infrastructuur. Maar ook dan gaat het soms mis. Is alles keurig aangelegd en klaar, komt er opeens een aannemer die er een sleuf in graaft. Weg mooie bestrating…

v
Voelsprieten uit
Netbeheerders ervaren zo hun eigen problemen met het vroegtijdig afstemmen van plannen. Vaak worden ze te laat betrokken en is er geen mogelijkheid meer om de plannen van de gemeente in te passen in de eigen plannen. Maar daar is wel iets aan te doen, aldus Jan de Koning (Enexis). In ieder geval moet je niet gaan zitten afwachten, maar je voelsprieten uitsteken en de gemeenten actief benaderen en vragen naar de plannen voor de komende jaren. Netbeheerders die toch al van plan zijn om op termijn een bepaald net te vervangen kunnen veel geld besparen door bestaande gemeentelijke plannen te bestuderen en mee te liften als de straat toch een keer opengaat. Zo wordt meteen ook de overlast aan bewoners en aanliggenden beperkt.

Lange-termijnplannen noodzakelijk
Meerjarenplannen zijn dus belangrijk. De meeste gemeenten maken meerjarenplannen en willen daarbij zo mogelijk inspelen op projecten van de netbeheerders. Helaas beschikken nog niet alle netbeheerders over meerjarenplannen voor aanleg en vervanging van hun netten. De gemeenten roepen de netbeheerders dan ook op om hierop beleid te ontwikkelen.

Grondroerders aan het einde van de keten
Jan Bijker van Bouwend Nederland vraagt aandacht voor de grondroerder. Deze is in de praktijk vaak de laatste speler in het hele proces, die het dan alleen nog ‘even moet uitvoeren’. Ook vroegtijdig betrekken van de grondroerder kan veel kosten en ergernissen besparen. Als de grondroerder weet wat er speelt en wat er wanneer van hem verwacht wordt, kan hij een belangrijke bijdrage leveren aan een soepele afwikkeling van het project.

De juiste man op de juiste plaats
Dat is de hamvraag van de pilot van de gemeente Rotterdam. Er spelen veel in- en externe belangen bij werkzaamheden in grote gemeenten. Hoe voorkom je nu dat belangen van een ingenieursbureau, deelgemeente of ‘stadsmarinier’ zwaarder worden meegenomen dan de belangen van een andere partij? Wie kan objectief bepalen wat de beste planning is? Rotterdam hoopt een antwoord te vinden op deze vraag door (in overleg met gemeente Amsterdam en andere belangrijke in- en externe partijen) te komen tot een functietypering van de ideale regisseur en zijn plaats in de organisatie. Het streven is om deze functietypering vast te leggen op directie- of bestuurlijk niveau en om de functie in te vullen.

Hoe stem je plannen vroegtijdig af in nieuwbouwgebieden en bij reconstructie?
De G4-gemeenten (Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht) denken alle mee in dit vraagstuk. Bij ruimtelijke plannen en reconstructie wordt de ondergrond nog te weinig meegenomen. Te laat komt men dan tot de ontdekking, dat er nog (extra) infrastructuur nodig is om alle bovengrondse plannen te kunnen realiseren. Als al in de planvormingfase wordt afgestemd met de netbeheerders, kan dat vele voordelen opleveren: minder opgebroken stoepen, minder omleggingen, lagere kosten en meer kansen voor innovatieve oplossingen zoals kabeltunnels en dergelijke. Projecten zoals ‘Reconstructie Coolsingel’ in Rotterdam en het te ontwikkelen stadsdeel Rijnenburg in Utrecht, worden gebruikt als case voor dit vraagstuk.

Kansen in nieuw te ontwikkelen gebieden
De pilotgroep van gemeente Utrecht gebruikt het nieuw te ontwikkelen stadsdeel Rijnenburg als studieobject. Voor dit grote nieuwe uitleggebied, gelegen in een drassige omgeving, is de ambitie waterrobuust te gaan bouwen en daarbij meteen ook op het gebied van energievoorziening, kabels en leidingen, creatief te werk te gaan, zoveel mogelijk volgens het principe van lokale gesloten kringlopen en lokale energievoorziening. Het is interessant om te onderzoeken of bij dit prestigieuze project Proactieve regie werkt, met inachtneming van de uitgangspunten van de gemeente (behoud bodem, duurzaam bouwen etc). Proactieve regie in een nieuw te ontwikkelen gebied biedt in ieder geval vele kansen en uitdagingen op innovatief gebied voor alle partijen. Een nauwe samenwerking met het programmabureau is een must. De eerste inspanningen van de werkgroep zijn dan ook geheel gericht op het creëren van draagvlak en het leggen van contacten.

Samenwerking als oplossing voor kleinere gemeenten
De pilot van de gemeente Wassenaar kan een advies opleveren voor kleinere gemeenten. Als (enige) deelnemende kleinere gemeente heeft Wassenaar de samenwerking gezocht, met aangrenzende gemeente Voorschoten. Dit lijkt een gouden greep. Door samen te werken kunnen kosten worden bespaard. Bijvoorbeeld door gezamenlijk hulpmiddelen aan te schaffen of door samen één overleg te organiseren met belanghebbende partijen. Maar ook het ontwikkelen van een nieuw vergunningsbeleid kun je samen doen: het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden. Wassenaar en Voorschoten bekijken de komende tijd ook, of zij naar een gezamenlijk loket en een gezamenlijke toezichthouder voor graafwerkzaamheden kunnen toegroeien.
Inmiddels hebben Wassenaar en Voorschoten al gezamenlijk een softwarepakket aangeschaft om werkzaamheden te plannen. Ook is gestart met gezamenlijke overleggen met netbeheerders.
Ton Duijndam van de gemeente Wassenaar signaleert overigens ook, dat veel gemeenten te klein zijn om al het nieuwe beleid goed bij te houden. Hij adviseert kleine gemeenten daarom om vooral te gaan samenwerken met grotere gemeenten in de regio; je hoeft niet alles zelf uit te vinden. Om dezelfde reden vindt hij het Gemeentelijk Platform Kabels en Leidingen (GPKL) een nuttig netwerk om ‘bij te blijven’.

Structureel overleg
Structureel overleg wordt door alle partijen geadviseerd als het middel om een goede start te maken met proactieve regie. Ook gemeente Breda zoekt naar mogelijkheden om vroegtijdig samen te werken. Ze kijkt nu verder vooruit dan voorheen gebruikelijk was. Het samen vergelijken van ‘vlekkenkaarten’ van zowel gemeenten als netbeheerders blijkt daarbij een handig hulpmiddel.
De gemeente Breda kijkt samen met Brabantse broer Tilburg naar mogelijkheden om het idee van een proactieve regisseur op de agenda van de gemeente te zetten. Zij krijgen daarbij de welwillende hulp van Brabant Water en Enexis.

Tussentijdse conclusies en aanbevelingen

• Betere regie vergt tijd; organiseer die tijdig.
• Zorg voor een goede voorbereiding van een overleg, met de juiste voorzitter en een goede verslaglegging. Zorg ervoor dat de juiste personen (met voldoende mandaat) aan tafel zitten.
• Werk van grof naar fijn, probeer te voorkomen dat men te inhoudelijk wordt tijdens het overleg.
• Kijk vooruit en schuw de confrontatie niet.
• Zorg voor draagvlak bij managers en bestuurders, maak je plannen en resultaten bekend.

Hoe nu verder?
We zijn op de goede weg; er is al het nodige in gang gezet, dat nu een uitwerking behoeft. Elke pilot moet een concreet eindproduct opleveren, waarbij alle stakeholders (gemeente, netbeheerder, grondroerder) baat moeten hebben. De komende tijd wordt gebruikt om de pilots verder te monitoren, nog meer de samenwerking op te zoeken met de drie partijen en het eindproduct voor te bereiden. In juni 2010 wordt de balans opgemaakt.

De gemeenten die meedoen aan de proef ‘Proactieve regie in de ondergrond’: Rotterdam, Amsterdam, Den Haag, Utrecht, Breda, Tilburg, Wassenaar en Voorschoten.
Namens de netbeheerders zijn al betrokken: Enexis, Alliander, Stedin, Vitens en Eunetworks (namens Groep Graafrechten). Namens de grondroerders is Bouwend Nederland betrokken.
Plannen van aanpak en meer informatie over dit project: zie www.klo.nu.

Nicolette Elenbaas en Enrico van den Bogaard, namens het kabel- en leidingoverleg (KLO)