Breda – Uit onderzoek naar de rechtmatigheid van een drietal aanbestedingen, dat in opdracht van het dagelijks bestuur van waterschap Brabantse Delta is uitgevoerd, is gebleken dat er op enkele punten niet volgens de regels is gehandeld. Zo zijn er in enkele gevallen onvoldoende offertes aangevraagd. Ook had in één situatie Europees aanbesteed moeten worden. Tevens bleek dat in enkele gevallen niet de juiste personen opdrachten en facturen hebben ondertekend.

Een en ander werd mogelijk veroorzaakt door de wens om projecten binnen de huidige bestuursperiode te realiseren. Omdat ook onbekendheid en onduidelijkheid over regels meespeelt, zijn al eerder maatregelen genomen om bovenstaande bevindingen in de toekomst te voorkomen.

Extern onderzoek

Aanleiding voor het onderzoek naar de rechtmatigheid van aanbestedingen van waterschapsprojecten waren vragen vanuit het algemeen bestuur over de gang van zaken rond het project Vierde Bergboezem bij Breda. Op basis van een eerste intern onderzoek in opdracht van het dagelijks bestuur, werd besloten om een extern accountantsbureau opdracht te geven voor een aanvullend onderzoek. Dat bureau heeft de rechtmatigheid onderzocht van drie projecten: de aanleg van de Vierde Bergboezem, de herinrichting van de Tonnekreek bij Klundert en de aanpassing van de rioolwaterzuiveringsinstallatie in Riel.

Meerdere offertes

Uit het externe onderzoek is gebleken dat de regels rond kredietaanvragen en –bewaking goed zijn opgevolgd. Over de aanbestedingen schrijven de onderzoekers dat in het geval van de Vierde Bergboezem in enkele gevallen in het voortraject meerdere offertes aangevraagd hadden moeten worden. Bij het project rwzi Riel is gebleken dat het waterschap verplicht was de begeleiding en directievoering van het project Europees aan te besteden.

Een andere conclusie uit het onderzoek is dat in enkele gevallen opdrachtbevestigingen en facturen niet op basis van de bij het waterschap gebruikte mandaatregelingen door de juiste medewerkers zijn getekend.

Design & Construct

Voor de uitvoering van het project Vierde Bergboezem heeft het waterschap gekozen voor een zogeheten Design & Constructproces. Dit houdt in dat het hele proces van projectvoorbereiding rond de uitvoering, vergunningaanvragen, opstellen van bestek tot en met de uitvoering zelf in z’n geheel wordt aanbesteed. Bij andere projecten wordt alleen de uitvoering aanbesteed. De onderzoekers geven aan dat het dagelijks bestuur hiertoe expliciet had moeten besluiten.

Oorzaken

De wens om projecten binnen de huidige bestuursperiode te realiseren is een belangrijke oorzaak van het niet volgen van de juiste regels. Een tweede oorzaak is gebrek aan kennis over de te volgen procedures en het soms niet goed op elkaar aansluiten van verschillende interne spelregels. Het dagelijks bestuur realiseert zich achteraf dat ze hier alerter op had moeten zijn.

Maatregelen

Waterschap Brabantse Delta heeft intussen maatregelen genomen om bovenstaande in de toekomst te voorkomen. Er is een juridisch kwaliteitszorgsysteem ingevoerd waarmee onder andere aanbestedingen worden getoetst op rechtmatigheid. Op de afdeling Inkoop begeleiden adviseurs actief het aanbestedingsproces. Alle bij dit proces betrokken medewerkers krijgen instructie over de toepassing van de juiste in- en externe regels. Waar nodig past het waterschap interne procedures aan zodat duidelijk is wie opdrachten en facturen mag ondertekenen.

Het algemeen bestuur krijgt op basis van de nieuwe Waterschapswet, die per 1 januari 2009 ingaat, de verplichting om de rechtmatigheid van procedures door een accountant te laten toetsen.