Volledige, actuele kostenoverzichten ontbreken vaak tijdens de uitvoering van bouwprojecten. Dit komt doordat ERP-systemen meestal niet flexibel genoeg zijn, waardoor projectmedewerkers zich genoodzaakt voelen aanvullend overzichten in spreadsheets bij te houden. Deze zijn wel flexibel, maar bieden niet voldoende totaaloverzicht op projectniveau en zijn vaak foutgevoelig. Om te voorzien in een systeem dat het overzicht en versiebeheer van een ERP-systeem en de flexibiliteit van een spreadsheet combineert, ontwikkelde bouwautomatiseerder VanMeijel Ticon Cost Control.

“Kostenbewaking of met een mooi woord ‘cost control’ is in de meeste bouwbedrijven nog niet goed geregeld”, zegt Frans van Meijel, algemeen directeur van VanMeijel. “Langetermijnbudgetten zijn meestal wel beschikbaar, maar realtime inzicht in de kosten is er niet. Dit komt doordat de informatie die in de verschillende spreadsheets staat, niet volledig in de totaaloverzichten terecht komt. Hierdoor ontstaan achteraf vaak verrassingen over extra kosten die gemaakt zijn.” Een ander probleem is dat de spreadsheets niet altijd even nauwkeurig zijn. Van Meijel: “Werken met spreadsheets omvat veel handmatige handelingen. Bij het overtypen kunnen typefouten gemaakt worden en bij het kopiëren kunnen formules verloren gaan. Hierdoor is deze informatie vaak niet betrouwbaar.”

Van eilandcultuur naar gedeeld virtueel bouwmodel

Het overzetten van informatie is vaak nodig door de eilandcultuur die nog binnen veel bouwbedrijven heerst. Projectbewaking hanteert andere modellen en cijfers dan de calculatie-afdeling, planning en inkoop. Hierdoor kunnen de gegevens niet rechtstreeks op elkaar afgestemd worden. VanMeijel: “Met Ticon werkt iedereen met hetzelfde virtueel bouwmodel, waarin iedereen zijn eigen informatie – dus ook de financiële gegevens – toevoegt. Deze gegevens hoeven maar één keer te worden ingevoerd. Dit scheelt tijd en voorkomt fouten bij het overzetten.” Voor projectmedewerkers betekent het werken met Ticon Cost Control dat ze op postniveau wijzigingen kunnen aanbrengen die meteen in het gehele model worden doorgevoerd. Ook zijn op het dashboard altijd grafieken en tabellen met actuele kostenoverzichten beschikbaar.

Kostenbewaking op projectmanagementniveau

Actuele kostenoverzichten geven inzicht in de dynamiek en de actualiteit van het project en kunnen gebruikt worden voor de aan- en bijsturing van het bouwproces. Kostenbewaking op dit niveau van het bouwproces geeft onmiddellijk een gedetailleerd inzicht in de werkelijk gemaakte kosten, in eventuele afwijkingen en in de ruimte in het budget. “Kostenbewaking tijdens de uitvoering van bouwprojecten is van belang om realtime inzicht te krijgen in het verloop van een project”, licht Frans van Meijel toe. “Bovendien is gebleken dat werknemers die bij de uitvoerende bouw betrokken zijn, veel kostenbewuster worden als ze zelf inzicht hebben en medeverantwoordelijk zijn. Meestal komt men dan ook zelf met oplossingen en aanpassingen om de kosten beter te managen.”